Cartas Comerciales

solicitar una reunión por escrito

En este modelo de carta para convocar una reunión no se ofrece una fecha y hora cerradas, sino que se solicita previamente a los posibles asistentes que indiquen su disponibilidad para así poder tener en cuenta a todos los asistentes. Asimismo se indican los motivos por los cuales se fija la reunión. Es una norma de cortesía que nunca está de más, y siempre que sea posible, la de ofrecer distintas alternativas para la reunión y que se pueda acomodar la fecha lo máximo posible a la agenda de los participantes.

Convocar a una reunión por carta

Introducción

En esta ocasión os dejamos un ejemplo de carta para convocar una reunión, explicando los motivos de la misma y dejando abierto el calendario en función de la disponibilidad

Personas de negocios reunidas en una mesa en una convocatoria de reunión

Imagen de Werner Heiber en Pixabay

Carta de ejemplo

Estimados Responsables de Ideas de Marketing y Estrategias Comerciales, S.A.

El próximo mes de septiembre tenemos previsto lanzar una nueva línea de productos de belleza enfocada al mercado masculino (cremas faciales, body milk, antiojeras, etc.).

Este primer párrafo sirve para que se sepa cuál es la causa subyacente que provoca que se tenga que celebrar la reunión. Siempre es recomendable que todo el mundo sepa el motivo, y la importancia, de la convocatoria a la que se nos invita a unirnos.

Con el fin de planificar todas las acciones de publicidad y promoción es necesario que tengamos varias reuniones antes del lanzamiento de esta gama para ir definiendo la estrategia a seguir.

Aquí se indican, a grandes líneas los asuntos que se tratarán, que pueden estar muy esbozados o ser algo genéricos como en este caso.

Por este motivo nos gustaría fijar una reunión la próxima semana para planificar la agenda de trabajo y empezar a definir el plan de acción.

La duración prevista de esta primera convocatoria será de un máximo de 2 horas.

Aquí es donde decimos que se necesita una reunión y algunos datos sobre la misma como podría ser: duración, participantes, información previa necesaria, etc.

Ruego nos confirmen su disponibilidad de días y franjas horarias para poder cuadrar los calendarios de todas las personas implicadas en los próximos días.

En este caso en vez de dar una fecha cerrada, proponemos que los participantes nos indiquen sus franjas disponibles para poder cuadrar todas las agendas y que nadie se vea obligado a desconvocar una cita previa o no pueda acudir.

Por favor, les rogamos que nos den una respuesta lo antes posible para enviar convocatoria definitiva en el menor tiempo posible.

Un pequeño texto para insistir en que de una respuesta rápida y poder cerrar la reunión.

Sin otro particular, reciban un cordial saludo.

Estimado Señor Gerente D. Juan Manuel López García:

Es importante dirigirnos con nombre y apellidos para que no dé la sensación de ser una carta que se manda indiscriminadamente.

Nos comunicamos a través de esta carta para realizar una solicitud formal de una reunión, en la cual deseamos presentarle nuestra línea novedosa de productos de limpieza.

Optamos por indicar directamente cuál es el objetivo de esta carta.

Debido a que posee una amplia red de locales en todo el territorio nacional, estamos en la disposición de proveer, abastecer y distribuir en todas sus tiendas nuestros productos de higiene y limpieza, abarcando una amplia gama de soluciones para cualquier necesidad del día a día en este tipo de establecimientos.

Entendemos sus ocupaciones, por lo cual lo invitamos a que nos indique si puede fijar una reunión en los próximos 30 días a partir del día 1 del próximo mes, estipulada en el horario y lugar de su preferencia, a la cual nos adapteremos sin problema alguno. Esta convocatoria serviría para presentarle nuestros productos y abordar un posible interés por su parte en trabajar con nosotros.

Para su referencia, se adjuntara nuestro catálogo de productos disponibles y un listado de las empresas que ya cuentan con nuestra distribución en todo el territorio nacional e internacional.

Quedaremos atentos a su respuesta y de antemano agradecemos su tiempo.

En nombre del personal de LimpNexo Distribuciones le enviamos nuestros mejores deseos

Juan Gabriel Pérez López
Director Comercial

Estimados Sres. / Sras. del Departamento de Compras de ABC-MNO-XYZ, S.A.

Soy Nombre Apellido1 Apellido2, comercial de la empresa de suministros SusSuministros Ya, S.L., dedicada a la venta de equipos y productos de electromedicina desde hace más de 5 años.

Hasta este momento no hemos tenido ocasión de darnos a conocer a su empresa para presentarle nuestra gama de productos. Por este motivo me gustaría concertar una visita comercial, en la fecha y hora que consideren más oportuna.

Si nos indican qué tipo de equipos / suministros son los que más les interesan podremos presentarle una propuesta personalizada a la medida de sus necesidades. Somos distribuidores en exclusiva de algunas de las marcas más prestigiosas del mercado.

Quedando a la espera de su respuesta y esperando que acepten nuestra propuesta, reciban un cordial saludo.

Estimado Director de IT:

Se han detectado varios problemas de usabilidad y funcionamiento en la intranet de la empresa que requieren una atención inmediata. Estos problemas están afectando la eficiencia y la productividad del equipo, por lo que es crucial encontrar soluciones rápidas y efectivas para abordarlos.

Es necesario que el departamento de IT y nuestro equipo se reúnan presencialmente para discutir en detalle estos problemas y evaluar las posibles soluciones. Esta reunión permitirá que ambas partes compartan su perspectiva y conocimientos, facilitando una comprensión más completa de los desafíos y las oportunidades de mejora.

Durante la reunión, se espera que podamos analizar las causas subyacentes de estos problemas y determinar las acciones correctivas necesarias. También será fundamental establecer un cronograma claro que indique cuánto tiempo tomará implementar cada solución. De esta manera podremos gestionar mejor las expectativas y planificar los recursos de manera eficiente.

La colaboración estrecha con el departamento de IT será clave para asegurar que las soluciones propuestas sean viables y efectivas. Queremos trabajar juntos para garantizar que los cambios realizados realmente mejoren la usabilidad y el funcionamiento de la intranet, beneficiando así a todos los usuarios.

Dado que estos problemas están afectando nuestra operatividad diaria, es importante que podamos agendar esta reunión lo antes posible. Estoy convencido de que, con una discusión abierta y constructiva, podremos encontrar las mejores soluciones y mejorar significativamente la experiencia de uso de nuestra intranet.

Quedo a la espera de que me comentéis la fecha y hora que mejor os venga para la convocatoria.

Recibe un cordial saludo.

Javier López Sánchez
Responsable de Ventas

Estimado Director Comercial:

Nos complace informarle que hemos finalizado el informe anual sobre los resultados de nuestras estrategias de marketing, el cual detalla de manera exhaustiva los logros alcanzados, las áreas de mejora identificadas y las oportunidades para el próximo año. Este informe refleja un análisis profundo y datos precisos que creemos serán de gran valor para su empresa.

Con el fin de discutir todos estos datos y cómo pueden influir en las futuras decisiones estratégicas, proponemos una reunión presencial con los responsables comerciales de su empresa. Durante esta reunión nuestro equipo presentará los puntos clave del informe, responderá a cualquier pregunta y proporcionará recomendaciones específicas basadas en los datos obtenidos.

Consideramos que una presentación cara a cara es fundamental para asegurar una comprensión clara y detallada de los resultados y para facilitar un diálogo constructivo. Esta interacción directa permitirá una evaluación más efectiva de nuestras propuestas y la exploración conjunta de nuevas estrategias de marketing.

Para fijar la reunión, le solicitamos amablemente que nos indique una fecha y hora que se ajuste a su agenda en las próximas semanas. Puede comunicarse con nosotros a través del correo electrónico o teléfono proporcionados al final de este mensaje. Nos adaptaremos a su disponibilidad para garantizar que esta reunión se lleve a cabo en el momento más adecuado para usted.

Agradecemos de antemano su atención y quedamos a la espera de su confirmación para coordinar los detalles de la reunión. Estamos seguros de que esta presentación será muy beneficiosa y contribuirá significativamente al éxito continuo de sus estrategias de marketing.

Sin nada más que añadir, me despido con un cordial saludo.

Antonio Pérez López
Consultor de Estrategia

Estimados Sres./Sras. de la Tienda de Ropa:

Nos complace anunciarle el lanzamiento de nuestra nueva colección de ropa de otoño-invierno, cuidadosamente diseñada para capturar las últimas tendencias de moda y satisfacer las demandas del mercado actual. Esta colección incluye una variedad de prendas que combinan estilo, confort y calidad, y estamos convencidos de que será un gran éxito entre sus clientes.

Estamos interesados en presentarle esta colección en detalle en su propia tienda, ya que creemos que nuestros productos complementarán perfectamente su oferta actual. Para ello, nos gustaría coordinar una reunión presencial con el gerente de la tienda. Durante esta reunión nuestro equipo de moda tendrá la oportunidad de mostrarle las piezas más destacadas de la colección, discutir las características y beneficios de cada prenda, y explorar cómo pueden integrarse de manera efectiva en su inventario.

Consideramos que una presentación en persona es la mejor manera de apreciar la calidad y el diseño de nuestra ropa, así como para responder a cualquier pregunta que pueda tener sobre la colección. Esta interacción directa nos permitirá también conocer mejor sus necesidades específicas y personalizar nuestras propuestas para satisfacer sus expectativas.

Para fijar la reunión, le proponemos que nos indique una fecha y hora que le resulte conveniente en los próximos días. Puede contactarnos a través del correo electrónico o teléfono. Estamos dispuestos a adaptarnos a su disponibilidad para asegurar que esta presentación se realice en el momento más adecuado para usted.

Agradecemos de antemano su atención y quedamos a la espera de su respuesta para confirmar los detalles de la reunión. Estamos seguros de que nuestra colección de otoño-invierno será una excelente adición a su tienda, y esperamos con interés la oportunidad de trabajar juntos.

Reciban un cordial saludo.

María López Sánchez
Directora de Moda

Estimado Jefe de Compras de LMNO:

En primer lugar, nos gustaría comunicarle el lanzamiento de nuestro nuevo catálogo de barnices y pinturas, desarrollado con las últimas innovaciones tecnológicas y con un enfoque en la sostenibilidad y el rendimiento. Este catálogo incluye una amplia gama de productos diseñados para satisfacer las necesidades más exigentes del mercado, con opciones tanto para aplicaciones industriales como decorativas.

Consideramos que este catálogo puede ofrecer soluciones muy atractivas y competitivas para su empresa, en especial teniendo en cuenta la calidad y durabilidad de nuestros productos. Creemos firmemente que nuestros barnices y pinturas pueden aportar un valor significativo a sus proyectos, asegurando acabados perfectos y una resistencia superior.

Por ello, nos gustaría proponer una reunión con un responsable de compras para presentarle en detalle todas las ventajas y características de nuestros productos. Durante esta reunión, nuestro comercial especializado podrá ofrecerle una visión completa de nuestro catálogo y resolver cualquier duda que pueda surgir respecto a la aplicación y beneficios de nuestros barnices y pinturas.

Estamos seguros de que esta presentación será de gran interés para su empresa y que abrirá nuevas oportunidades de colaboración entre ambas partes. Además, será una excelente ocasión para explorar posibles sinergias y personalizar nuestras ofertas de acuerdo a sus necesidades específicas.

Agradecemos de antemano su atención y esperamos poder coordinar una fecha y hora que se ajusten a su agenda para realizar esta presentación. Estamos convencidos de que los productos de nuestro nuevo catálogo le van a convencer, tanto en calidad como en precio, y quedamos a su disposición para cualquier información adicional que requiera.

Esperando poder contactar pronto, reciba un cordial saludo.

Juan Manuel López Sánchez
Director General

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