Cartas Comerciales

solicitar una reunión por escrito

En este modelo de carta para convocar una reunión no se ofrece una fecha y hora cerradas, sino que se solicita previamente a los posibles asistentes que indiquen su disponibilidad para así poder tener en cuenta a todos los asistentes. Asimismo se indican los motivos por los cuales se fija la reunión. Es una norma de cortesía que nunca está de más, y siempre que sea posible, la de ofrecer distintas alternativas para la reunión y que se pueda acomodar la fecha lo máximo posible a la agenda de los participantes.

Convocar a una reunión por carta

Introducción

En esta ocasión os dejamos un ejemplo de carta para convocar una reunión, explicando los motivos de la misma y dejando abierto el calendario en función de la disponibilidad

Carta de ejemplo

Estimados Responsables de Ideas de Marketing y Estrategias Comerciales, S.A.

El próximo mes de septiembre tenemos previsto lanzar una nueva línea de productos de belleza enfocada al mercado masculino (cremas faciales, body milk, antiojeras, etc.).

Este primer párrafo sirve para que se sepa cuál es la causa subyacente que provoca que se tenga que celebrar la reunión. Siempre es recomendable que todo el mundo sepa el motivo, y la importancia, de la convocatoria a la que se nos invita a unirnos.

Con el fin de planificar todas las acciones de publicidad y promoción es necesario que tengamos varias reuniones antes del lanzamiento de esta gama para ir definiendo la estrategia a seguir.

Aquí se indican, a grandes líneas los asuntos que se tratarán, que pueden estar muy esbozados o ser algo genéricos como en este caso.

Por este motivo nos gustaría fijar una reunión la próxima semana para planificar la agenda de trabajo y empezar a definir el plan de acción.

La duración prevista de esta primera convocatoria será de un máximo de 2 horas.

Aquí es donde decimos que se necesita una reunión y algunos datos sobre la misma como podría ser: duración, participantes, información previa necesaria, etc.

Ruego nos confirmen su disponibilidad de días y franjas horarias para poder cuadrar los calendarios de todas las personas implicadas en los próximos días.

En este caso en vez de dar una fecha cerrada, proponemos que los participantes nos indiquen sus franjas disponibles para poder cuadrar todas las agendas y que nadie se vea obligado a desconvocar una cita previa o no pueda acudir.

Por favor, les rogamos que nos den una respuesta lo antes posible para enviar convocatoria definitiva en el menor tiempo posible.

Un pequeño texto para insistir en que de una respuesta rápida y poder cerrar la reunión.

Sin otro particular, reciban un cordial saludo.

Valoración

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